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KI-Automatisierung Agentur - Wir automatisieren die Prozesse, an denen Umsatz hängt.

Nicht jede Automatisierungsagentur passt zu jedem Prozess. Unsere Grenze ist klar: Wir bauen dort, wo zwischen Anfrage und Abschluss manuelle Arbeit liegt. Lead-Routing, Qualifizierung, Angebotsentwürfe, CRM-Pflege, Nachfassen. Zum Festpreis, in Ihren Systemen, mit Messung vorher und nachher.

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Abgrenzung - Was wir automatisieren, und was bewusst nicht

Eine Agentur, die alles automatisiert, kennt keinen Prozess wirklich. Wir kennen den Weg von der Anfrage zum Abschluss.

Das bauen wir

  • Eingehende Anfragen qualifizieren und an die richtige Person routen
  • Leads aus Website, Formularen und E-Mails anreichern und bewerten
  • Angebotsentwürfe aus CRM-Daten und Preislisten erzeugen
  • CRM-Datensätze bereinigen, deduplizieren, vervollständigen
  • Nachfass-Strecken, die auf Verhalten reagieren statt auf Timer
  • Vertriebsreporting, das ohne manuelle Exporte auskommt

Das bauen wir nicht

  • Buchhaltung, Rechnungsprüfung, Personalprozesse
  • Chatbots als Selbstzweck ohne Anbindung an Ihre Systeme
  • Dokumentenmanagement und interne Wissensdatenbanken
  • Massenansprache, die ungeprüft an Kunden geht

Prüfregel - Drei Fragen entscheiden, ob sich ein Prozess automatisieren lässt

Wir stellen sie im ersten Gespräch. Wenn eine Antwort Nein lautet, sagen wir das, statt zu bauen.

Läuft der Prozess nach nachvollziehbaren Regeln?
Wenn zwei Mitarbeitende denselben Fall unterschiedlich behandeln würden, fehlt die Regel. Dann klären wir zuerst die Regel, nicht das Werkzeug.
Wiederholt er sich mindestens wöchentlich?
Was viermal im Jahr passiert, lohnt keine Automatisierung. Was täglich passiert, kostet mehr, als die meisten Teams schätzen.
Liegen die Eingaben in einem System?
CRM, Postfach, Formular, Shop: alles, was per Schnittstelle erreichbar ist, taugt als Auslöser. Was in Köpfen oder auf Zetteln liegt, nicht.

Wo KI hineingehört und wo nicht

Sprachmodelle setzen wir ein, wo unstrukturierter Text ausgewertet wird: eine Anfrage-E-Mail, ein Firmenprofil, ein Gesprächsprotokoll. Für strukturierte Daten reichen Regeln, und Regeln sind billiger, schneller und erklärbar. Eine KI-Automatisierung Agentur, die überall ein Modell einbaut, verkauft Ihnen Komplexität.

Beispiele - Vier Prozesse, vorher und nachher

Typische Bauten aus Projekten mit B2B-Vertriebsteams. Die Zahlen sind Größenordnungen, keine Versprechen.

Inbound-Anfrage qualifizieren und routen

Vorher
Anfragen landen in einem Sammelpostfach. Jemand liest, googelt die Firma, entscheidet nach Bauchgefühl und leitet weiter. Reaktionszeit: Stunden bis Tage.
Nachher
Die Anfrage wird beim Eingang um Firmendaten angereichert, vom Modell gegen Ihr Kundenprofil bewertet und mit Begründung an die zuständige Person geroutet. Reaktionszeit: unter einer Minute.
Bausteine
CRM-Webhook, Anreicherungs-API, Sprachmodell mit Bewertungsraster, Routing-Regeln

Angebotsentwurf aus CRM-Daten

Vorher
Der Vertrieb kopiert Positionen aus alten Angeboten, sucht Preise in Tabellen und formatiert im Textprogramm. Pro Angebot 45 bis 90 Minuten.
Nachher
Aus Opportunity, Preisliste und Gesprächsnotizen entsteht ein Entwurf, den der Vertrieb prüft und freigibt. Pro Angebot 10 Minuten, und die Preise stimmen.
Bausteine
CRM-Daten, Preislogik als Code, Vorlagen-Engine, Freigabeschritt

CRM-Pflege ohne CRM-Pflege

Vorher
Dubletten, leere Pflichtfelder, veraltete Ansprechpartner. Reports stimmen nicht, niemand vertraut der Pipeline.
Nachher
Neue Datensätze werden beim Anlegen geprüft, angereichert und gegen Bestand abgeglichen. Pflichtfelder werden erzwungen, nicht erbeten. Reports stimmen wieder.
Bausteine
Validierungsregeln, Dubletten-Abgleich, Anreicherung, nächtlicher Konsistenzlauf

Nachfassen, das auf Verhalten reagiert

Vorher
Nachfass-E-Mails gehen nach drei Tagen raus, egal ob der Kunde das Angebot geöffnet, weitergeleitet oder ignoriert hat.
Nachher
Öffnungen, Klicks und Antworten steuern die Strecke. Wer weiterleitet, bekommt einen Termin-Vorschlag. Wer schweigt, bekommt eine andere Nachricht als wer liest.
Bausteine
Ereignisse aus E-Mail und CRM, Zustandslogik, Vorlagen mit Freigabe

Kostenlos, 5 Fragen, 2 Minuten

Finden Sie heraus, welcher Prozess bei Ihnen am meisten Zeit frisst.

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Preise - Festpreis nach Umfang, nicht nach Stunden

Drei Größenordnungen, die sich in der Praxis bewährt haben. Der genaue Preis steht im Angebot, bevor wir anfangen.

5.000–15.000 €

Ein Prozess, Ende zu Ende

Ein einzelner Prozess mit klarem Auslöser und klarem Ergebnis, etwa Anfrage-Qualifizierung mit Routing oder ein Angebotsgenerator. Vier bis sechs Wochen.

15.000–30.000 €

Mehrstufige Vertriebsautomatisierung

Mehrere verbundene Prozesse, etwa Qualifizierung, Anreicherung, Nachfassen und CRM-Pflege als ein System. Sechs bis zehn Wochen.

30.000 €+

Revenue-System mit mehreren Bausteinen

Automatisierung plus Dashboard, Datenpipeline oder internes Tool. Zehn bis sechzehn Wochen, Scope bestimmt den Preis.

Preislogik und Rechenbeispiel

Betrieb - Gebaut in Ihren Systemen, nicht in unseren

Werkzeuge nach Bedarf
Workflow-Tools wie n8n oder Make, wo sie reichen. Eigener Code, wo sie nicht reichen. Die Entscheidung steht im Angebot, mit Begründung.
Ihre Accounts, Ihre Zugänge
Alles läuft in Ihren Konten. Kündigen Sie uns, läuft die Automatisierung weiter. Es gibt keinen Melexsoft-Account, an dem etwas hängt.
Dokumentiert und überwacht
Jeder Prozess hat ein Runbook, Alarme bei Fehlern und eine Person bei Ihnen, die ihn versteht. Optional übernehmen wir die Betreuung ab 500 € im Monat.

Vertiefung - Die einzelnen Leistungen im Detail

Häufige Fragen

Was kostet eine KI-Automatisierung Agentur?
Bei uns zwischen 5.000 und 30.000 € pro Projekt als Festpreis, darüber nach Scope. Stundensätze oder Retainer gibt es nicht. Eine Marktübersicht mit Spannen anderer Anbieter finden Sie in unserem Kostenartikel.
Brauchen wir dafür ein neues CRM oder neue Tools?
In den meisten Fällen nicht. Wir bauen auf HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder dem System, das Sie haben, solange es eine Schnittstelle bietet. Ein Toolwechsel ist ein eigenes Projekt und wird nur empfohlen, wenn er nötig ist.
Wie sicher sind unsere Kundendaten bei KI-Auswertung?
Personenbezogene Daten werden nur dort an ein Modell übergeben, wo es fachlich nötig ist, und dann mit Auftragsverarbeitung und EU-Region, wo der Anbieter das bietet. Was per Regel geht, geht per Regel, ohne Modell.
Was passiert, wenn die Automatisierung Fehler macht?
Jeder Prozess hat einen Freigabeschritt, wo eine Entscheidung nach außen geht, und Alarme, wo sie intern bleibt. Fehler tauchen im Monitoring auf, nicht beim Kunden.
Wie unterscheidet sich das von KI-Beratung?
Beratung endet mit einer Präsentation. Wir enden mit einem laufenden Prozess in Ihrem System, dokumentiert und gemessen. Die Analyse vorab ist bei uns kostenlos, bezahlt wird das Bauen.

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Nächster Schritt

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